Ich organisiere bei uns das jährliche Offsite. Es beginnt jedes Mal gleich: Ich finde ein Haus, das auf den Fotos gut aussieht, und schreibe dann mehrere Mails, bis ich weiß, ob es für uns taugt. Ein Haus für ein Team ist etwas anderes als ein Ferienhaus für zwei Familien. Ihr wohnt dort, ihr arbeitet dort, und ihr esst jeden Tag zusammen. Hier steht, worauf ich achte, bevor ich überhaupt eine Anfrage schicke.
Schlafen
Die wichtigste Zahl ist nicht die Zahl der Betten, sondern die Zahl der Zimmer. Ein Haus mit 30 Betten kann für ein Team von 30 Leuten trotzdem zu klein sein, wenn ein Teil davon in Mehrbettzimmern oder auf Schlafsofas steht.
Klärt vorher im Team, was zumutbar ist:
- Einzelzimmer für alle oder geteilte Zimmer unter Kolleginnen und Kollegen?
- Wer kann nicht teilen, etwa aus gesundheitlichen Gründen?
- Gibt es Doppelbetten, die für Kollegen nicht passen, und lassen sie sich trennen?
Achtet auch auf die Bäder. Wenn sich morgens 25 Leute wenige Duschen teilen, beginnt der erste Workshop später als geplant.
Arbeiten
Ein großer Esstisch ist kein Besprechungsraum. Ihr braucht einen Raum, in dem die ganze Gruppe zusammensitzen kann, im Kreis oder in Reihen. Dazu kommen zwei oder drei kleinere Ecken für Gruppenarbeit.
Wichtig sind:
- ein Raum für alle, mit Tageslicht und Fenstern, die sich öffnen lassen
- eine freie Wand oder ein Bildschirm für Präsentationen
- genug Steckdosen, oder zumindest Mehrfachstecker
- ruhige Orte für Telefonate, falls doch jemand erreichbar sein muss
Fragt, ob Moderationswände, Flipchart und Beamer vorhanden sind. Falls nicht, plant den Transport ein.
Essen
Wie ihr esst, bestimmt den Tagesablauf mehr als jede Agenda. Es gibt grob drei Varianten: Selbstversorgung, Catering ins Haus oder Verpflegung durch den Gastgeber.
Bei Selbstversorgung zählt die Küche. Eine normale Ferienhausküche reicht für zehn Leute, nicht für 30. Schaut, ob es einen großen Herd, mehr als eine Spülmaschine und genug Geschirr gibt.
Und prüft, ob alle gleichzeitig an einem Tisch sitzen können. Für mich ist das ein Ausschlusskriterium. Wenn das Team zum Essen auf zwei Räume verteilt wird, fehlen genau die Gespräche, für die ihr eigentlich zusammen wegfahrt.
Draußen
Ein Offsite besteht nicht nur aus Arbeit im Raum. Ein Garten, eine Terrasse oder ein Weg direkt vom Haus aus machen viel aus: für Pausen, für Gespräche zu zweit, für eine Arbeitsrunde im Freien bei gutem Wetter.
Prüft auch, ob es abends einen Ort gibt, an dem die Gruppe zusammensitzen kann, ohne Nachbarn zu stören. Und ob es einen Plan für Regen gibt, also einen zweiten Raum neben dem Arbeitsraum.
Internet
„WLAN vorhanden“ sagt wenig. Ein Anschluss, der für eine Familie reicht, bricht ein, wenn 25 Laptops gleichzeitig synchronisieren und zwei Leute in einer Videokonferenz sitzen.
Fragt nach:
- der Bandbreite im Download und im Upload
- der Art des Anschlusses, also Glasfaser, DSL oder Mobilfunk
- dem Empfang im Arbeitsraum, nicht nur im Wohnzimmer
- dem Mobilfunknetz vor Ort, als Rückfall
Anreise
Die Lage entscheidet, wie viel vom ersten und letzten Tag übrig bleibt. Rechnet die Reisezeit von euren Büros oder Wohnorten aus, nicht von der nächsten Großstadt.
Ein Haus, das mit dem Auto gut erreichbar ist, kann für ein Team ohne Autos eine halbe Tagesreise bedeuten. Wenn ihr mit der Bahn anreist, zählt die Entfernung zum Bahnhof und wie ihr die letzten Kilometer schafft.
Was ihr auf Fotos und Grundrissen prüft
Fotos zeigen ein Haus von seiner besten Seite. Das ist in Ordnung, aber ihr müsst auch lesen, was sie nicht zeigen.
- Ist der Raum, in dem ihr arbeiten wollt, überhaupt abgebildet? Wenn nicht, fragt nach.
- Wie viele Stühle stehen am Esstisch? Zählt nach.
- Wirkt ein Raum nur durch den Blickwinkel groß? Fragt nach den Quadratmetern.
- Sind alle Schlafzimmer gezeigt oder nur eines als Beispiel?
- Liegen Teile der Unterkunft in einem Nebengebäude?
Ein Grundriss beantwortet mehr Fragen als viele Fotos. Er zeigt, ob Schlafzimmer direkt über dem Arbeitsraum liegen, wie weit es zum nächsten Bad ist und ob das Haus aus mehreren Gebäuden besteht. Wenn es keinen gibt, bittet darum. Eine Skizze reicht oft schon.
Checkliste vor der Anfrage
- Zimmerzahl passt zur Gruppe, nicht nur die Bettenzahl
- Bäder reichen für den Morgen
- Ein Raum für alle, dazu Platz für Kleingruppen
- Alle können gleichzeitig an einem Tisch essen
- Küche oder Verpflegung passt zur Gruppengröße
- Außenbereich für Pausen, zweiter Raum für Regentage
- Internet mit Angabe zur Bandbreite
- Anreise realistisch geplant, auch ohne Auto
- Grundriss gesehen oder angefragt
Wenn ihr diese Liste vor der ersten Mail durchgeht, wird eure Anfrage kürzer und die Antwort des Gastgebers genauer.
Titelbild: Juliabackhausen at German Wikipedia, Public domain, Wikimedia Commons.
