Auf vielen Websites von Gruppenhäusern fehlen genau die Angaben, die ein Team braucht. Ich organisiere bei uns das jährliche Offsite und stelle den Gastgebern jedes Mal dieselben Fragen per Mail. Diese fünf kläre ich, bevor wir zusagen. Sie ersparen euch Überraschungen bei der Ankunft und bei der Rechnung.
Da ihr direkt beim Gastgeber bucht, sprecht ihr auch direkt mit der Person, die das Haus kennt. Nutzt das.
1. Haben wir das Haus für uns allein?
Exklusive Nutzung ist für ein Offsite die Grundlage. Ihr wollt offen über Zahlen, Pläne und Probleme reden, ohne dass am Nebentisch Fremde sitzen. „Ganzes Haus“ bedeutet aber nicht immer dasselbe.
Fragt konkret:
- Wohnen die Gastgeber oder andere Gäste auf dem Gelände?
- Gibt es eine Wohnung im Haus, die separat vermietet wird?
- Werden Garten, Sauna oder Seminarraum mit anderen geteilt?
- Kommt während eures Aufenthalts Personal ins Haus, und wann?
Gastgeber, die nebenan wohnen, sind oft sogar praktisch. Ihr solltet es nur vorher wissen.
2. Wie sind die Betten auf die Zimmer verteilt?
Die Bettenzahl auf der Website sagt wenig darüber, wie ihr schlafen werdet. Bittet um eine Zimmerliste mit diesen Angaben:
- Zimmer und Etage
- Anzahl und Art der Betten: Einzelbett, Doppelbett, Etagenbett, Schlafsofa
- eigenes Bad oder Bad auf dem Flur
Fragt auch, ob Schlafsofas und Zustellbetten in der angegebenen Bettenzahl schon mitgezählt sind. Oft ist das der Fall.
Mit der Liste könnt ihr vorab einteilen, wer mit wem ein Zimmer teilt. Ich schicke sie vor dem Offsite an das Team und lasse Wünsche eintragen. Das spart die Diskussion im Flur bei der Ankunft.
3. Wo arbeiten wir, und womit?
Ein Foto vom Seminarraum zeigt selten, was darin fehlt. Fragt nach:
- Größe in Quadratmetern und Zahl der Stühle und Tische
- ob sich Tische und Stühle frei umstellen lassen
- Beamer oder Bildschirm, und welche Anschlüsse es gibt
- Flipchart, Moderationswände, Papier, Stifte, Whiteboard
- Steckdosen und Verlängerungskabel
- Verdunkelung, falls ihr tagsüber präsentiert
- weitere Räume für Gruppenarbeit
Fragt am Ende ausdrücklich: Was gibt es nicht? Dann wisst ihr, was ihr selbst mitbringen müsst.
4. Wie gut ist das WLAN in der Praxis?
„Kostenloses WLAN“ steht fast überall. Für eine Gruppe, die arbeitet, reicht das als Angabe nicht.
Fragt nach:
- Bandbreite im Download und im Upload
- Art des Anschlusses: Glasfaser, DSL oder Mobilfunk
- Empfang im Arbeitsraum und in den Zimmern
- Erfahrungen anderer Gruppen mit Videokonferenzen
- Mobilfunkempfang vor Ort
Gastgeber, die oft Gruppen beherbergen, kennen die Antworten, weil andere schon gefragt haben. Bleibt die Antwort vage, nehmt einen mobilen Hotspot als Reserve mit und legt die wichtigsten Unterlagen offline ab.
5. Was kommt zum Mietpreis dazu, und wie storniert ihr?
Der Preis auf der Website ist oft nicht der Preis auf der Rechnung. Typische Nebenkosten sind:
- Endreinigung
- Bettwäsche und Handtücher, pro Person oder pauschal
- Kurtaxe oder Gästebeitrag, meist pro Person und Nacht
- Energie nach Verbrauch, Brennholz
- Kaution
Bittet um einen Gesamtpreis für eure Gruppengröße und eure Nächte. Dann könnt ihr Häuser wirklich vergleichen.
Genauso wichtig sind die Stornobedingungen. In Firmen ändern sich Pläne. Fragt:
- Bis wann könnt ihr kostenlos stornieren?
- Was passiert, wenn weniger Leute kommen als angemeldet?
- Bis wann könnt ihr die Teilnehmerzahl anpassen?
- Wann ist welche Anzahlung fällig?
Klärt auch, ob die Rechnung auf eure Firma ausgestellt wird und die Umsatzsteuer ausweist. Eure Buchhaltung wird danach fragen.
Checkliste für die Antwort des Gastgebers
- Exklusive Nutzung bestätigt, inklusive Garten und Nebenräume
- Zimmerliste mit Bettenarten und Bädern liegt vor
- Arbeitsraum: Größe, Bestuhlung und Ausstattung bekannt
- Liste, was ihr selbst mitbringen müsst
- Angaben zu Bandbreite und Empfang im Arbeitsraum
- Gesamtpreis inklusive aller Nebenkosten
- Stornobedingungen und Regel für weniger Teilnehmende
- Rechnung auf die Firma möglich
Schickt die fünf Fragen gleich mit der ersten Anfrage. Ein Gastgeber, der sie vollständig beantwortet, wird auch vor Ort ansprechbar sein.
Titelbild: Christian Alexander Tietgen, CC BY-SA 3.0, Wikimedia Commons.
