Ein Offsite beginnt meistens mit einem Satz im Teammeeting: „Wir sollten mal zusammen wegfahren.“ Zwischen diesem Satz und einem gebuchten Haus liegen viele kleine Entscheidungen. Ich organisiere bei uns das jährliche Offsite und habe gemerkt, dass die meisten Probleme entstehen, wenn diese Entscheidungen zu spät oder in der falschen Reihenfolge fallen. Hier ist der Ablauf, der für mich funktioniert.
Der Zeitplan
Gruppenhäuser für 20 oder 30 Personen gibt es nicht viele, und die guten sind früh belegt. Plant deshalb großzügig. Die Wochenangaben sind Richtwerte, gezählt vom geplanten Termin rückwärts.
- 26 bis 20 Wochen vorher: Ziel, Gruppengröße und Budget klären. Freigabe von der Geschäftsführung holen.
- 20 bis 16 Wochen vorher: Region und mögliche Termine festlegen. Häuser suchen und anfragen.
- 16 bis 12 Wochen vorher: Angebote vergleichen, buchen, Anzahlung leisten. Termin im Team verbindlich machen.
- 12 bis 6 Wochen vorher: Anreise organisieren, Bahntickets buchen, Verpflegung klären.
- 6 bis 2 Wochen vorher: Agenda fertig, Zimmerverteilung, endgültige Teilnehmerzahl an den Gastgeber.
- In der letzten Woche: Material packen, Ablauf für Ankunft und Abreise verschicken.
Wenn ihr später dran seid, geht es auch. Ihr habt dann nur weniger Auswahl.
Gruppengröße festlegen
Zählt genau, wer mitkommt. Das klingt banal, ist aber die Zahl, an der alles hängt: Haus, Zimmer, Verpflegung, Tickets.
- Kommen alle oder nur ein Teil des Teams?
- Sind Teilzeitkräfte, Werkstudierende oder Freelancer dabei?
- Kommt eine externe Moderation mit, die auch übernachtet?
- Wer kann nur an einzelnen Tagen?
Rechnet mit einer Spanne, also mindestens und höchstens. Diese Spanne gehört später in die Anfrage.
Budget pro Person
Ein Budget wird greifbarer, wenn ihr es pro Person rechnet. Dann seht ihr schnell, ob ein Haus passt. Zum Budget gehören:
- Unterkunft inklusive Nebenkosten wie Endreinigung, Bettwäsche und Kurtaxe
- Verpflegung, ob selbst gekocht oder geliefert
- Anreise
- Programm und Moderation
- ein Puffer für Dinge, die ihr vergesst
Holt die Freigabe für die Summe, bevor ihr anfragt. Sonst verhandelt ihr mit dem Gastgeber über etwas, das intern noch offen ist.
Region nach Reisezeit wählen
Die schönste Region nützt wenig, wenn die halbe Gruppe sechs Stunden unterwegs ist. Ich gehe so vor:
- Ich trage die Wohnorte oder Bürostandorte grob auf einer Karte ein.
- Ich lege eine maximale Reisezeit fest, Tür zu Tür.
- Ich suche Regionen, die für die meisten in dieser Zeit erreichbar sind.
Prüft die Reisezeit mit dem Verkehrsmittel, das ihr tatsächlich nutzt. Mit der Bahn kann ein Haus, das auf der Karte nah liegt, weit weg sein.
Termin finden
Gebt dem Gastgeber nicht nur einen Termin, sondern zwei oder drei. Das erhöht die Chance, dass etwas frei ist.
Achtet bei der Auswahl auf:
- Schulferien, besonders wenn Eltern im Team sind
- Feiertage und Brückentage
- Quartalsenden, Messen und andere feste Termine im Unternehmen
- Wochentage: Unter der Woche sind Häuser oft günstiger und freier, am Wochenende opfern Mitarbeitende ihre Freizeit
Eine gute Anfrage schreiben
Eine vollständige Anfrage spart euch und dem Gastgeber mehrere Mails. Sie enthält:
- Firma und Ansprechperson mit Telefonnummer
- Zeitraum und Ausweichtermine
- Personenzahl als Spanne
- Wünsche zu Zimmern, etwa Einzelzimmer für einen Teil der Gruppe
- Bedarf an Arbeitsräumen und Technik
- Verpflegung: Selbstversorgung, Catering oder Angebot des Hauses
- Anreise, etwa mit der Bahn
- eure Fragen zu Nebenkosten und Storno
- Hinweis, dass ihr eine Rechnung auf die Firma braucht
Beispiel für eine Anfrage
Guten Tag,
wir sind ein Team von etwa 22 Personen (mindestens 18, höchstens 24) und planen ein Offsite mit drei Übernachtungen. Möglich wären für uns Montag bis Donnerstag in der zweiten oder dritten Maiwoche, alternativ Anfang Juni.
Wir brauchen einen Raum, in dem alle zusammen arbeiten können, und zwei kleinere Räume für Gruppenarbeit. Gibt es Beamer oder Bildschirm, Flipchart und Moderationswände? Wie schnell ist das Internet im Arbeitsraum?
Wir möchten selbst kochen und an einem Abend Catering bestellen. Die meisten reisen mit der Bahn an. Gibt es eine Möglichkeit, vom Bahnhof zum Haus zu kommen?
Könnten Sie uns eine Zimmerliste mit Bettenarten schicken und einen Gesamtpreis inklusive Endreinigung, Bettwäsche und Kurtaxe nennen? Uns interessieren außerdem die Stornobedingungen. Die Rechnung geht an unsere Firma.
Viele Grüße Name, Firma, Telefonnummer
Passt das Beispiel an eure Gruppe an. Je genauer die Angaben, desto genauer wird das Angebot.
Titelbild: Technologie- und Gründerzentrum, CC BY-SA 4.0, Wikimedia Commons.
